Historisch gesehen ist der Mensch Jäger. Die frühesten Indizien dafür wurden in Kenia gefunden: Zwei Millionen Jahre alte Schneidewerkzeuge und Tierknochen mit Schnittspuren. Dieses Erbe der Menschheit lässt sich auch heute noch gut beobachten: Viele Verkäufer (auch Immobilienmakler) verstehen sich nach wie vor als Jäger. Jagen (Verkaufen) steht nach wie vor im Fokus. Ein Jagd- (Verkaufs-)Training folgt auf das andere.
Mehr als Jäger
Für systematischen und dauerhaften Erfolg als Immobilienmakler sind inzwischen jedoch weitere Disziplinen gefragt. Neue Kernaufgaben im Maklerbüro sind bspw., Perspektiven und Abläufe zu definieren, Strukturen zu schaffen und sich täglich mit Organisation und Planung zu befassen.
„Wer die Prozesse im Unternehmen nicht beherrscht, beherrscht das ganze Unternehmen nicht.“
W. Edwards Deming
Ob beim Einzelkämpfer, beim Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern oder gar beim Unternehmer, der ausschließlich am Unternehmen arbeitet. Im täglichen Leben ist die Einsicht für die neuen Herausforderungen oft vorhanden. Trotzdem fehlt die Umsetzung.
Wer hat´s erfunden? Kurze Ursachenforschung
Wer denkt, arbeitet nicht.
Ein Dogma unserer modernen Zeit ist der Fokus auf Aktivität. Zeitmangel, Stress, Hektik und Überlastung sind gesellschaftlich anerkannt. Wer zugibt, Zeit zu haben, wird beinahe misstrauisch beäugt.
In Dutzenden unserer Organisationsseminare stellten wir beispielsweise die Frage: “Sie sitzen an Ihrem leeren Schreibtisch. Ihr Chef kommt herein und sieht Sie sitzen. Wie lautet seine erste Frage an Sie?” Stets wussten alle Teilnehmer die Antwort: “Haben Sie nichts zu tun?”
Sich gegen das Dogma der permanenten, oft nur vorgeblichen, Aktivität zu stemmen, erfordert viel Bewusstheit und Kommunikation. Denn wer lässt sich schon gerne nachsagen, eine Chefin oder ein Chef zu sein, die/der oft dasitzt und nichts tut. Die Erfolge geben den “Denkern” jedoch recht.
Zentrale Erkenntnis der Unternehmensführung
Sie können Menschen nicht zuverlässig machen; aber Sie können zuverlässige Prozesse gestalten.
Natürlich gibt es sie, die guten und zuverlässigen Mitarbeiter. Sie identifizieren sich zu 100% mit den Firmenzielen und arbeiten jeden Tag akribisch nach den, meist mündlich erteilten, Vorgaben. Jedoch spätestens, wenn ein solcher Angestellter die Firma verlässt, werden Sie zuverlässige Prozesse schätzen lernen.
Doch, unter uns gesagt, es gibt auch die anderen. Bei denen die Arbeit eben nicht immer zuverlässig erledigt wird. Die vergessen, was Sie ihnen vor drei Monaten gesagt haben.
Auch hier helfen konkrete Prozessbeschreibungen, die Ergebnisse zu verbessern. Naja, zugegeben auch nur bis zu einem gewissen Level.
Sie haben die Wahl
Hoffen Sie darauf, dass Mitarbeiter nicht vorhandene Prozesse schon irgendwie richten werden? Oder etablieren Sie zuverlässige Prozesse und beschäftigen Sie Mitarbeiter, die diese konkret beschriebenen Abläufe im Unternnehmenssinn ausführen?
Betrachten Sie Ihre Prozessarbeit (definieren, dokumentieren und optimieren) als Ihren größten Hebel für schnelle und nachhaltige Erfolge.
Ein leichter Einstieg
Sie müssen nicht bei „0” starten. Das Fachmagazin Immobilienprofi entwickelt seit vielen Jahren das Erfolgssystem Makeln21. Dieses bietet, teilweise sogar kostenlos, mit vielen dokumentierten Prozessen ein hervorragendes Grundgerüst, das Sie gut an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen können.
Beginnen Sie zunächst mit einem Prozess, um Erfahrung zu sammeln.
Verschaffen Sie sich einen Überblick über den Prozess und erstellen Sie einen “Prozess-Steckbrief”. Eine Seite, auf der alle wichtigen Daten des Prozesses dokumentiert sind.
Den Prozess selbst erfassen Sie anschließend entweder handschriftlich als Skizze oder auf einer Weißwandtafel mit Post-It´s und Verbindungspfeilen.
U-Boot Prinzip? Lieber nicht!
Vermeiden Sie Prozessbeschreibungen nach dem U-Boot-Prinzip, bei denen jede Aktion bis in die letzte Kleinigkeit, so tief wie möglich, dokumentiert wird ("... nehmen Sie den Kugelschreiber mit der blauen Mine in die Hand und drücken Sie den Knopf am hinteren Ende des Stifts, um die Mine auszufahren...") . Vor einigen Jahren führte ich beispielsweise Seminare für den Vertrieb einer Bank durch. Zur Vorbereitung erhielt ich die Beschreibung des Prozesses “Kundenansprache”. Auf insgesamt 93 (dreiundneunzig) DIN-A4-Seiten wurde ausgeführt, wer, wann, wie, wie oft, welchen Kunden ansprechen darf.
Ihre Prozess sind dann tief genug beschrieben, wenn alle Beteiligten verstehen, um was es geht und was getan werden soll.
