Überlegen Sie sich gerade, wie Sie beginnen sollen und welche Tools Sie anwenden können?
Wenn "Ja", dann finden Sie hier einige wichtige und nützliche Tools, die Ihnen die Arbeit erleichtern.
Alle empfohlenen Tools verwende ich selbst.
Links zu kostenpflichtigen Tools und Programmen, sog. "Affiliate Links", sind mit (*) gekennzeichnet. Dabei bekomme ich vom Anbieter eine kleine Provision; für Sie ändert sich der Kaufpreis nicht.
Konzept
Vor dem Handbuch kommt das Konzept. Niemand, zumindest niemand den ich kenne, schreibt ein Maklerhandbuch schnell mal so aus dem Kopf. Ganz im Gegenteil erfordert ein Maklerhandbuch im Vorfeld einiges an Kopfarbeit. Um dabei die Übersicht zu behalten, nutze ich neben der "alten" Methode mit Stift und Papier folgende Software.
Generelle Struktur und Übersicht: iMindMap / Ayoa
Ayoa (früher iMindMap): Eine der coolsten Mindmapping Anwendungen im Web
Mit MindMaps arbeite ich seit vielen Jahren für Ideensammlung, Konzeption und Strukturierung von Inhalten.
Semiprofessionelle Anwender und Ausprobierer nehmen besser eine der vielen kostenlosen Apps im Web.
Handbuchinhalte planen und umsetzen: Goalscape
Goalscape: Für die visuelle Planung und Umsetzung Ihres Handbuchs
Goalscape; eine Zielplanungssoftware die sich nicht nur für die Erstellung eines Maklerhandbuchs eignet.
Wenn Sie viele Ziele und deren Verwirklichung grafisch in der Übersicht behalten wollen.
Schreiben
Für den Anfang tut es das gute, alte Word, das die meisten sowieso auf der Festplatte haben.
Doch spätestens wenn das Handbuch einen gewissen Umfang hat und die Strukturen komplexer geworden sind, wird es Zeit für etwas Richtiges.
HelpNDoc: Dokumentationssoftware für den PC
HelpNDoc: Der Allrounder für den PC mit vielen Ausgabeformaten
Vielseitige Dokumentationssoftware mit intuitiver Benutzeroberfläche und mehr als 8 Dokumentationsformaten.
HelpNDoc ist der (Windows)Profi, wenn Sie keine Cloudlösung wollen und dennoch ein professionelles Handbuch schreiben und in vielen Formaten publizieren wollen.
lexiCan: Für das Handbuch in der Cloud
lexiCan: Die Wiki-Software ohne Programmierung
Auf lexiCan bin ich während der Suche nach einem Online-Handbuch gestoßen. Nach einem ausführlichen Test habe ich mich für eine selbst gehostete Lösung entschieden (warum kommt gleich).
Trotzdem empfehle ich Lexican jedem Makler mit voller Überzeugung.
Minerva KB:
MinervaKB:
Das WordPress Plugin (*)
Vor einigen Jahren leitete ich eine Internetagentur in der wir Webseiten mit dem Content Management System von WordPress erstellten.
Deshalb war es für mich kein Problem, mein eigenes Online-Handbuch auf einer WordPress Seite mit dem Plugin MinervaKB zu installieren.
Allen, die das nicht aus dem "ff" selbst können, rate ich zu einer Lösung wie bspw. lexiCan.
Visualisierung
Ein Bild sagt immer noch mehr als 1.000 Worte.
Handbücher werden deshalb mit Bildschirmaufnahmen und Ablaufplänen ergänzt, anstatt Prozesse und Aktivitäten mit vielen, vielen Worten zu beschreiben.
SnagIt: Das Beinahe-Alles-Könner-Tool für Screenshots
Screenshots blitzschnell erfassen und mit Erklärungen versehen
Screenshots zu erstellen funktioniert auch mit kostenlosen Programmen wie z.B. dem Windows Snipping Tool.
Ich verwende SnagIt wegen der Möglichkeit, die Screenshots mit Ergänzungen wie bspw. Pfeilen, Sprechblasen und mehr zu versehen.
Auch kleinere Videoaufnahmen des Bildschirminhalts sind möglich,
Cawemo: Prozesse schnell visualisieren
Cawemo (jetzt Camunda):
Die einfache und schnelle Art, Prozesse grafisch darzustellen.
Neben der verbalen Beschreibung von Prozessen ist eine grafische Übersicht der einzelnen Prozessschritte in der Alltagsarbeit sehr hilfreich.
Nach kurzer Einarbeitung in das kostenlose Tool skizzieren Sie jeden Prozess in wenigen Minuten,
Canva: Schnelle Bildbearbeitung
Canva:
Beinahe wie Photoshop. Nur viel einfacher - und kostenlos.
Vieles geht auch mit SnagIt.
Wenn Sie jedoch ohne SnagIt schnell mal ein Bild erstellen oder bearbeiten wollen, schauen Sie sich Canva.com an.
Aktivitätenplanung und -steuerung
Aus Konzepten werden Aktivitäten. Diese wollen geplant, gezeigt, gesteuert und erledigt werden.
Bevor Sie dafür ein, in vielen Fällen völlig überladenes CRM-System nutzen, empfehle ich einen ausführlichen Testlauf mit einem der beiden nachfolgenden Tools auf Kanban-Basis . Eine Einführung in die Grundlagen von Kanban-Systemen finden Sie im Artikel: "Prozessmanagement in Einfach".
Wenn Sie die Aktivitäten in Ihrem Maklerbüro damit sicher steuern, ist der nächste Schritt die Automatisierung mit Hilfe Ihres CRM-Systems.
Trello: Aufgabenverwaltung auf Kanban-Basis
Trello:
Seit 2011 der Klassiker für die Aufgabenverwaltung.
Die Grundlage für Ihr eigenes Unternehmens-Kanban.
Basiert auf dem "Freemium-Prinzip". Alle Grundfunktionen sind kostenlos.
Meistertask: Die "schönere" Alternative
Meistertask:
Wie Trello. Nur optisch schöner.
Meistertask bietet neben den Grundfunktionen viele Möglichkeiten zur optischen Gestaltung der einzelnen Elemente.
Die Grundfunktionen sind wie bei Trello kostenlos. Teamarbeit mit kostenpflichtiger Lizenz.
Literatur
Eine kleine Auswahl von mir gelesener Bücher kann ich Ihnen hier empfehlen.
Diese Werke bleiben mir in nachhaltiger Erinnerung und haben meine Arbeit mit Handbüchern nachhaltig geprägt.
Der 4-Tage-Firmenscan
So decken Sie die größten Fehler in Ihrem Unternehmen auf und stellen sie ab (*)
Die Weiterführung des Gedankenguts von Michael E. Gerber als umfassende Potenzialanalyse und Instrument zur Optimierung von Unternehmensprozessen.
Leider ist der Autor viel zu früh gestorben, so dass unklar ist, wie lange das Buch noch zu haben ist.
Das Geheimnis erfolgreicher Firmen
Warum die meisten kleinen und mittleren Unternehmen nicht funktionieren und was Sie dagegen tun können (*)
Das "Standardwerk" von Michael E. Gerber in der deutschen Übersetzung.
Leider so gut wie immer ausverkauft. Wenn Sie es irgendwo finden, schlagen Sie zu.
Die 4-Stunden-Woche
Mehr Zeit, mehr Geld, mehr Leben (*)
Der Wegweiser für eine Flucht aus dem Hamsterrad. So beschreibt der Autor sein Erfolgsbuch.
Sicherlich nicht überall 1:1 umsetzbar. Dennoch enthält das Buch viele Denkansätze, mit denen Sie ihr Business vereinfachen können.
Fortsetzung folgt ...