Prozessmanagement in Einfach

In der „Königsklasse“ besitzen Sie als Immobilienmakler ein Unternehmenshandbuch, in dem alle Abläufe im Betrieb dokumentiert sind.

Doch wie kommen Sie dort hin? Und was tun Sie, bis Ihr Maklerhandbuch fertig ist?

Eine Lösung kommt aus einem ganz anderen Bereich

Die Toyota Motor Corporation hatte nach dem zweiten Weltkrieg viele Nachteile gegenüber amerikanischen Automobilunternehmen. Ungenügende Produktivität, gestiegene Kundenerwartungen, zu enge Zuliefererbeziehungen und hohe Lagerbestände führten zu hohen Kosten und damit zu sinkender Konkurrenzfähigkeit.

Taiichi Ohno entwickelte 1947 für diese Herausforderungen eine Lösung. Seine Idee: „Es müsste doch möglich sein, den Materialfluss in der Produktion nach dem Supermarkt-Prinzip zu organisieren: Ein Verbraucher entnimmt aus dem Regal eine Ware, die Lücke wird bemerkt und wieder aufgefüllt“. Das KANBAN-Verfahren war geboren (Kanban = „Kärtchen“). Ein schnelles und flexibles Produktionssteuerungssystem, das in den 1970er Jahren aufgrund seiner Vorteile auch in den USA und Deutschland eingeführt wurde.

2007 wurde das Kanban-Prinzip auf das Projektmanagement übertragen. Statt Motoren und Schrauben wurden jetzt Informationen so gesteuert, dass diese zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sind und komplette Arbeitsabläufe visualisiert.

Grundlagen des KANBAN-Modells

Im klassischen Kanban-Modell wird für jede Aufgabe eine Karte erstellt und in einer von drei Spalten erfasst:

To Do: Alle Tätigkeiten werden in der linken Spalte durch Karten eingeordnet.
In Bearbeitung: Wird mit der Bearbeitung einer Aufgabe begonnen, wird deren Karte in die mittlere Spalte verschoben.
Fertig: Sobald die Aufgabe erledigt ist, wandert die Karte in die rechte Spalte.

So einfach das Modell bis jetzt ist, gibt es bereits eine klare Übersicht aller Tätigkeiten und kann bspw. Ihr Zeitmanagement optimieren.

Jede Karte kann mit Zusatzinformationen ergänzt werden.

Einsatz als Immobilienmakler

Für Ihr eigenes „Unternehmens-Kanban“ können Sie eines der vielen Tools nutzen, die inzwischen – teilweise sogar kostenlos – im Internet zur Verfügung stehen. Wir arbeiten überwiegend mit Programmen wie „Trello“ oder „Meistertask“.

Das Funktionsprinzip der Tools ist nahezu identisch, obwohl in den Programmen verschiedene Bezeichnungen verwendet werden. In Meistertask werden bspw. „Projekte“ angelegt; in Trello heißen diese „Boards“.

Praxis Objektmarketing

Betrachten wir ein Praxisbeispiel aus dem Leben eines Immobileinmaklers. Der Maklervertrag ist unterschrieben. Alle Objektunterlagen sind vorhanden. Als nächstes startet das Marketing für die Immobilie. Dafür haben Sie ein Board „Objektmarketing” angelegt.

Das Prinzip bleibt gleich. Zu erledigende Aufgaben stehen auf der linken Seite, erledigte Aufgaben „wandern“ nach rechts. Zur besseren Übersicht werden Aufgabenblöcke (Listen) genutzt.

Zunächst brauchen Sie Fotos der Immobilie. Die einzelnen Schritte dafür sind bereits als Karten vorbereitet. Jede Karte repräsentiert eine Aufgabe auf dem Weg zu Ihren Fotos. Auf dem Board „Fotos erstellen“ befinden sich die Karten „Fototermin vereinbaren“, „Fototermin vorbereiten“, „Terminbestätigung versenden”, „Fotoshooting“ und „Bilder speichern“ usw.

Anschließend folgt die Erstellung des Exposés. In der Liste "Exposé erstellen" sind wieder alle Aufgaben als Karten angelegt und, wo nötig mit Zusatzinformationen zur Erledigung ergänzt.

Bei jeder Karte haben Sie u.A. folgende Optionen:

Sie können die Karte einem Mitarbeiter zur Erledigung zuteilen. Dieser erhält dann eine Nachricht, dass eine neue Aufgabe auf ihn wartet.
Sie können jeder Karte Labels mit unterschiedlichen Farben und Beschriftungen zuweisen. Ein Kunde von uns kennzeichnet bspw. jede Interessentenkarte mit einem grünen Label „Interessent“. Oder Sie signalisieren die Priorität der Aufgabe mit farbigen Labels (Rot: Dringend, Grün: Hat Zeit, usw.).
Innerhalb jeder Karte besteht die Möglichkeit, Teilaufgaben in Form von Checklisten anzulegen. Auf der Karte „Fototermin vorbereiten“ gibt es bspw. eine Checkliste mit Stichpunkten zur Materialvorbereitung.
Für zeitgebundene Aufgaben kann ein Fälligkeitsdatum vergeben werden, zu dem der Aufgabenbesitzer eine Erinnerung erhält.
Auch Kommentare zur Karte, wie bspw. kurze Hinweise zur Aufgabenerledigung, können Sie festhalten. Bei der Exposéerstellung könnte es einen Hinweis auf bestehende Textbausteine geben und wo diese zu finden sind („Ortsbeschreibung ist im CRM-System als Textbaustein hinterlegt. Einfügen und überprüfen, ob Änderungen nötig sind.“).
Musterbriefe, Fotos, Dateien und weitere Medien können als Anhang zur Karte gespeichert werden und stehen bei Aufgabenerledigung sofort zur Verfügung.

Mein Tipp: Probieren Sie es einfach aus. Sie werden überrascht sein, wie viele weitere Anwendungsmöglichkeiten Sie entdecken und wie einfach und schnell Sie Erfolge erzielen.

Ausblick: Automatisierung

Den Prozessmanager von onOffice und ähnliche Tools halte ich für wunderbare Instrumente zur Automatisierung von Abläufen. Mit der Erstaufnahme Ihrer Prozesse in einem Kanban-System schaffen Sie die besten Voraussetzungen für eine spätere Automatisierung.

Darüber hinaus kann es Geschäftsprozesse geben, die Sie nicht mit einem Automatisierungstool steuern können oder wollen wie bspw. Personalangelegenheiten (Onboarding, Offboarding), Finanzprozesse oder ähnliches.