Sie müssen sich jetzt nicht entscheiden. Nicht für die rote Pille und nicht für die blaue.
Allenfalls dafür, die Informationen über die E-Mail Konten Ihres Unternehmens systematisch aufzubereiten und damit Übersicht und Kontrolle (zurück) zu bekommen.
Und das geht so
Matrixdarstellungen sind mehrdimensionale Listen mit dem Ziel, in kurzer und knapper Form einen Überblick über detaillierte Informationen bereitzustellen. Sie zeigen Daten, sowie ihre gegenseitigen Abhängigkeiten und Einflüsse. Ein Beispiel dafür, das die meisten aus der Schule kennen, ist das Periodensystem der Elemente.
Betrachten wir ein Praxisbeispiel aus dem Büro eines Immobilienmaklers.
Die E-Mail-Matrix.
Jeder Mitarbeiter besitzt eine E-Mail-Adresse; manche sogar zwei oder mehr. An diese Adressen werden von verschiedenen Sendern Informationen gesandt; viele Informationen; sehr viele Informationen.
Viele davon unwichtig, manche zur Kenntnisnahme und einige wirklich wichtige, die zum sofortigen Handeln veranlassen.
In einem Maklerbüro mit mehreren Mitarbeitern fallen so gut 500 oder mehr Nachrichten pro Tag an. Diese lassen sich mit einer E-Mail-Matrix kanalisieren, steuern und kontrollieren.
Die Erstellung einer Matrix ist einfach
1
Die horizontale Ebene
Erfassen Sie in einer Excel-Tabelle auf der Horizontalen alle Quellen, aus denen Ihr Unternehmen Nachrichten empfängt. Das sind deutlich mehr, als man sich üblicherweise vorstellt.
Einige Beispiele:
2
Die vertikale Ebene
Listen Sie auf der vertikalen Ebene alle E-Mail Adressen Ihres Unternehmens auf.
Einige Beispiele:
3
Wer bekommt was?
Kennzeichnen Sie, welche Nachrichten an welche E-Mail Adresse gehen.
Schon jetzt sehen Sie auf einen Blick, welche Information wo landet.
Passt diese Nachrichtenverteilung noch? Oder ist sie ein längst überholtes Relikt, um das sich nie jemand so richtig gekümmert hat?
Bei dieser Gelegenheit: Wieso gehen eigentlich noch alle Anfragen als Kopie an die E-Mail des Praktikanten, der seit einem halben Jahr nicht mehr im Betrieb ist?
4
Doppelt gemoppelt hält nicht immer besser
Ergänzen Sie die linke Seite der Matrix mit den einzelnen Empfängern und markieren Sie wieder, wer die Inhalte erhält.
Werden E-Mails umgeleitet? Oder an mehrere Personen gleichzeitig ausgeliefert?
Ist dies wirklich (noch) erforderlich?
Profitipp:
Mit leeren und gefüllten Symbolen, machen Sie Verantwortlichkeiten sichtbar.
Ein gefüllter Kreis bedeutet: „Verantwortlich”. Ein leerer Kreis bedeutet: „Zur Kenntnis / Stellvertretung”.
5
Login Daten erfassen
Je nach Situation in Ihrem Unternehmen kann es hilfreich sein, auf der rechten Seite der Matrix die jeweiligen Zugangsdaten der E-Mail Konten zu vermerken.
Profitipp:
Egal, wer Ihre Webseite und die E-Mail Adressen einrichtet und betreut. Lassen Sie sich auf jeden Fall eine (aktuelle) Auflistung aller Zugangsdaten erstellen.
Ich hatte schon mehr als einen Kunden, bei dem der "EDV-Fuzzi" plötzlich verstarb oder von Heute auf Morgen seine Arbeit eingestellt hat und nach Indien in einen Ashram ausgewandert ist (kein Witz!).
Ohne Zugangsdaten können Sie in solchen, oder ähnlichen, Fällen ziemliche Probleme bekommen.
Arbeiten mit der Matrix
Urlaubsvertretungen, Personalveränderungen (Neuzugang, Kündigung, Erweiterung / Reduzierung / Verlagerung des Verantwortungsbereichs) sind jetzt ebenfalls schnell geregelt. Ein Blick auf Ihre Matrix zeigt, was geändert werden muss.
Fazit
Mit der Erstellung der E-Mail-Matrix investieren Sie. Sowohl Zeit, als auch Überlegung.
Die positiven Effekte werden Sie spätestens bei der nächsten Veränderung im Personalstamm oder bei den Zuständigkeiten überzeugen.
