Ein Seminar in Heilbronn an einem sonnigen Sommertag. Das Thema „Praktische Unternehmensführung”.
Der Dozent; Professor, Autor des gleichnamigen Standardwerks und ehemaliger Chefberater der IBM Deutschland, kam richtig in Fahrt. Er sprach inzwischen über multinationale Strategieentwicklung und weltweite Verflechtungen.
Ich wurde immer stiller und nachdenklicher. Schließlich konnte ich nicht mehr ruhig sein und meldete mich zu Wort.
„Herr Professor, bevor wir uns um weltweite Strategien kümmern, brauchen wir Lösungen für die kleinen, alltäglichen Probleme im Unternehmen.
Das fängt bereits damit an, dass das Papier im Kopierer aus ist und niemand füllt nach. Oder die Tintenpatronen sind alle und keiner hat nachbestellt. Wenn wir das alles im Griff haben, können wir uns um die weltweite Strategie kümmern.”
Nach einer kurzen, irritierten Pause gab es bei vielen Seminarteilnehmern zustimmendes Nicken.
Der unbeachtete Erfolgsfaktor
Auch in Ihrem Unternehmen sind es sind nicht immer (nur) die großen Dinge, die entscheiden.
Während wir uns mit Strategie, Systemen und Geschäftsprozessmanagement beschäftigen, gibt es eine andere Stelle im Unternehmen, die uns – oft unbemerkt - jeden Tag Zeit und Geld kostet.
Die Rede ist von Ihrer Materialverwaltung und Ablage. Diese führen oft ein Schattendasein, das sich erst dann bemerkbar macht, wenn wir etwas suchen und nicht finden.
„Die meisten Menschen beherrschen ihre Ablage perfekt; Probleme gibt es nur dann, wenn man etwas wieder braucht.“
Peter Arndt
Am Anfang ist alles in Ordnung
Betrachten wir den üblichen Beginn einer erfolgreichen Maklertätigkeit.
Das Gewerbe ist angemeldet, das Büro angemietet. Jetzt wird das erste Material angeschafft. Vielleicht das Starterpaket eines Grafikers, bestehend aus Visitenkarten, Briefpapier und Kuverts. Auch etwas Kleinmaterial findet den Weg in die bis jetzt noch leere Schubladen und Schränke.
Die wundersame Vermehrung
In der Folge vermehrt sich das Material auf scheinbar magische Weise wie der Laib Brot bei der „Speisung der Fünftausend".
Die ersten Flyer, Exposés und Broschüren kommen hinzu.
Auch technisch wird aufgerüstet. Zur Spiegelreflexkamera gesellt sich eine 360° Kamera, ein Beamer, ein Projektorwagen und ein großer Präsentationsmonitor mit reichlich Zubehör. Ein Labelwriter ist für die Adressierung der Post erforderlich. Der neue PC und Monitore kommen mit vielen Ersatzkabeln, die einen Platz suchen.
Werbemittel wie Banner, Beachflag, Messestand, Zelt aber auch Kleinmaterial wie Stifte usw. müssen verstaut werden.
Auch das Verbrauchsmaterial nimmt zu. Toner, Tinte und Co. finden sich ein. Papiere mit verschiedenen Stärken und Farben werden geliefert.
Das Tetris-Prinzip
Der übliche Ansatz ist, das Material dort unterzubringen, wo gerade freier Platz ist.
Benutztes Material wird anschließend mangels konkreter Zuordnung ebenfalls wieder verstaut, wo sich ein Platz findet. („Wer hat den großen Locher wieder verräumt?!”)
Benötigtes Material fehlt; oder ist mehrfach an verschiedenen Orten vorrätig. Hinten links im Schrank lagert Toner für einen Drucker, der schon lange entsorgt ist. Die Firmenflyer gibt es inzwischen in drei verschiedenen Versionen.
Suchzeiten, und damit die Kosten des Bürobetriebs, vermehren sich stetig.
Professionelle Verwaltung des Büromaterials
Statt chaotischer Lagerhaltung empfiehlt sich eine statische Lagerung des Materials an zugeordneten Plätzen. Werbemittel kommt zu Werbemittel. EDV-Zubehör zu anderem EDV-Zubehör und so weiter.
Zur Vorbereitung kennzeichnen Sie Schränke, Regale und Ablagen.
Nummerieren und beschriften Sie Ihre Schränke mit Bezeichnungen wie bspw. „S1" (für Schrank 1), "S2" usw. Regale und Ablagen erhalten entsprechende Nummern wie bspw. R1 (Regal 1) , A1 (Ablage 1).
Danach kennzeichnen Sie auch die einzelnen Fachböden mit fortlaufenden Nummern. Schrank 1 hat bspw. 4 Fachböden. Jeder Fachboden bekommt eine konkrete Bezeichnung. „S1F1“ steht für „Schrank 1 / Fachboden 1“ usw.
Jedes Ding hat seinen Platz
Jetzt können Sie jedem Material seinen festen Platz zuweisen.
Die Werbeflyer kommen in Fach 3 des Schranks 1 (S1F3). Die Marktreporte in Regal 4, Fach 3 (R1F3). Usw.
Übersicht bekommen und behalten
In einer Materialliste via Excel wird das Material und der jeweilige Platz festgehalten.
Die Materialliste kann sortiert werden nach Inhalt oder Standort und gibt Ihnen und jedem Mitarbeiter sofort Auskunft, wo sich was befindet.
Die geschaffene Ordnung beizubehalten, stellt die nächste Herausforderung dar.
Dokumentation im Maklerhandbuch
Schreiben Sie Ihre „Material-Philosophie“ auf und dokumentieren Sie diese zusammen mit der Materialliste im Maklerhandbuch. Hier ein Beispiel:
"Wir können und wollen keine Arbeits- und Lebenszeit durch das Suchen von Vorgängen oder Material verschwenden. Deshalb gelten für unser Büro folgende Grundsätze:
Extratipp 1 - Nachschub sichern
Nutzen Sie farbige Karten für rechtzeitig Nachbestellung von Verbrauchsmaterial.
Kopierpapier (als nur ein Beispiel) ist meistens dann aus, wenn es dringend gebraucht wird. Deponieren Sie deshalb vor der letzten Packung eine auffällige Karte (gerne auch in Leuchtfarbe) auf der steht, was für die Nachbestellung zu tun ist und wer dafür verantwortlich ist.
Die Karte erhält der verantwortliche Mitarbeiter zur weiteren Veranlassung.
Extratipp 2 - Gebrauchsanleitungen
Bewahren Sie Gebrauchsanleitungen für Bürogeräte nicht mehr in Papierform auf. Bei fast allen Herstellern finden sich auf der Homepage die Gebrauchsanleitungen als PDF-Dokumente. Legen Sie ein entsprechendes Verzeichnis auf Ihrem PC/Netzwerk an, speichern Sie alle Anleitungen dort und verweisen Sie im Maklerhandbuch darauf.
