Es war ein richtig großes Unternehmen. Mit tausenden von Mitarbeitern, die alle eine betriebliche Altersversorgung hatten. Während des jährlichen Betreuungsgesprächs zur Altersversorgung ergab sich folgender Dialog.
Jahresgespräch - "Das war schon immer so"
Wir trafen uns im Büro des Personalverantwortlichen. Ein riesiger Raum mit einem traumhaften Blick zum Stuttgarter Hauptbahnhof und die umliegenden Weinberge und grünen Hügel.
Der Raum selbst war bis auf die Fensterflächen mit deckenhohen Einbauschränken bestückt. Meter um Meter Ablagefläche hinter geschlossenen Türen. Während des Gesprächs öffnete der Gesprächspartner einen der Schränke, um ein Schriftstück herauszuholen. Im Schrank: ein Aktenordner am Anderen - alle akribisch beschriftet. Ein schönes Bild.
Neugierig, wie ich nun mal bin, fragte ich, ob die anderen Schränke auch voller Aktenordner sind.
Die Antwort: „Ja. Die Versicherung versendet jedes Jahr eine Mitteilung zur aktuellen Gewinnbeteiligung an jeden unserer Mitarbeiter. Die Kopien davon archivieren wir hier.”
„Das ist aber eine ganz schöne Arbeit.”
„Das können Sie laut sagen. Wir beschäftigen jedes Jahr eine Aushilfe für drei Wochen, die nichts anderes macht, als Aktenordner zu beschriften und Kopien abzulegen.”
„Und wie oft brauchen Sie diese Kopien?”
„Interessant, das Sie das fragen. Wir machen das schon immer so. Aber eigentlich haben wir noch niemals eine der Kopien gebraucht.”
An dieser Stelle verlassen wir das Jahresgespräch und werfen einen Blick hinter die Kulissen.
Hinter den Kulissen
Die beschriebene Situation ergibt sich immer dann, wenn ein Arbeitsablauf eingeführt wird (sicherlich zu Recht zum damaligen Zeitpunkt) und ungeprüft weiter läuft. Monate, Jahre, Jahrzehnte. Die Zeiten und Rahmenbedingungen haben sich schon mehrmals geändert; der Prozess bleibt unverändert.
Vielleicht gibt es sogar bei Ihnen als Immobilienmakler Geschäftsprozesse, die, irgendwann eingerichtet, seit Jahren unverändert ablaufen. Wozu auch sich Gedanken machen? Es läuft doch.
Die Optimierung der Geschäftsprozesse birgt ein riesiges Potenzial für Einsparungen und Gewinne.
Beim Schreiben Ihres Maklerhandbuchs, heben Sie jeden Prozess auf den Prüfstand. Bevor Sie Abläufe dokumentieren, werden diese neu durchdacht und angepasst.
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Damit Sie nie mehr sagen müssen: „Das haben wir schon immer so gemacht.”
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